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Con el avance de las tecnologías de la información, el uso del correo electrónico se ha masificado, transformándose en una práctica central de nuestro hacer cotidiano. En ocasiones esta práctica se desvirtúa y nos encontramos con personas que dedican parte importante de su escaso tiempo a redactar interminables argumentaciones que en nada contribuyen a la comunicación o a la solución de problemas, sólo agravándolo y acrecentando las recíprocas insatisfacciones,   transformado esa práctica en un echarse la culpa mutuamente y hacer juicios negativos con una facilidad que sólo permite la ausencia física del otro. Con ello el correo se transforma en una práctica de batalla o desahogo, y por tanto, de generación de desperdicio al interior de las compañías o comunidades humanas.    Les dejo aquí algunas recomendaciones que les pueden ayudar a hacer un uso adecuado de esta extraordinaria herramienta:

El correo electrónico es una excelente herramienta de apoyo a la comunicación, especialmente cuando se trata de coordinar acciones y hacer seguimiento a compromisos adquiridos.  Sin embargo, es muy relevante que usted tenga en consideración que el email es una herramienta y que en ningún  caso reemplaza a la comunicación, que es mucho más que sólo palabras.  En la comunicación, más importante que “lo que se dice” (el contenido o la información), es el “como se dice” (la forma), además de  las circunstancias y el contexto que dan sentido a la conversación.

Por ello les sugiero que tenga siempre presente los siguientes aspectos a la hora de utilizar el correo electrónico, a fin de facilitar las coordinaciones y el entendimiento mutuo, y evitar el desperdicio que suele generar el intenso intercambio de emails:

1.-  Conteste sus correos, dado que la coordinación surge de un acuerdo mutuo con su interlocutor y no sólo del envío o recepción de información. En muchas ocasiones un OK puede ser suficiente para asumir un acuerdo con lo señalado en el mail recibido.

2.- Utilice el correo como un modo de registrar y “hacer pasar” los compromisos. Para ello, al momento de generar un compromiso con su interlocutor, especifique claramente el plazo, las condiciones de la acción acordada y el responsable.

3.- Por ningún motivo use el correo para encarar o resolver diferencias o insatisfacciones con otras personas  y menos con copia a otros colaboradores. No haga juicios de valor a través de este medio. Dado que el email no se hace cargo del “cómo se dice” lo que se dice, es ciego a las emociones que provoca en su interlocutor.  Al usar este medio en estas circunstancias, lo único que conseguirá es incrementar la magnitud del problema, sin aportar ninguna solución.

4.- Si al leer un correo se molesta o siente una profunda indignación, no responda, sólo límitese a contestar: “Para evitar malos entendidos, te pido que esto lo conversemos cara a cara.  ¿Cuándo podemos hacerlo?”.

Al menor atisbo de insatisfacción en usted o su interlocutor, acuda inmediatamente a una conversación cara a cara, asegurando una adecuada escucha mutua, fundamentando su opinión y poniendo énfasis en cómo resolver el problema y evitar su ocurrencia futura. No gaste energía en esclarecer el pasado o buscar culpables.

5.- No use los e-mails para cuidar su reputación o simplemente “cubrirse las espaldas”, enviando un correo, con copia a “todo el mundo”, con el único propósito de “dejar constancia” para que posteriormente no le vayan a echar la culpa a usted.  Aunque no lo crea, sus interlocutores siempre se darán cuenta cuando su propósito es sólo cuidar su reputación.  Con ello incrementará la desconfianza y falta de compromiso con el resultado.

Ponga su esfuerzo en hacer pasar las acciones que a su juicio son necesarias o pertinentes, más que quedar bien con “usted mismo”. La manera más eficiente de generar confianza y producir valor es mediante el cumplimiento de los compromisos recíprocos y sosteniendo oportunamente las conversaciones cara a cara.

6.- Dado que estamos viviendo un contexto “con exceso de información”, le sugiero que sea eficiente en la gestión de sus emails: Contestándolos a tiempo, siendo sintético, claro y preciso,  enviándolos con copia (CC) sólo a aquellos que sea pertinente o estén involucrados en la coordinación, evitando “la tendencia a copiar indiscriminadamente”.

7.- En ocasiones el correo electrónico puede ser una herramienta útil para explorar posibilidades, siempre que cuente con la confianza y el compromiso necesario con sus interlocutores.  Por ejemplo, usted puede iniciar una conversación especulativa declarado alguna acción posible: “Qué les parece si de aquí en adelante almorzamos juntos los días lunes, como una forma de mantenernos más comunicados y cultivar camaradería entre nosotros. Espero sus comentarios y sugerencias al respecto”. Es una invitación a explorar una posibilidad. En estos casos es importante que usted se haga cargo de cerrar la especulación, con algún compromiso o simplemente el declararla inviable por el momento.

Imagen: http://www.culturacion.com